Idrættens Hus i Brøndby er hjemsted for Danmarks Idrætsforbund, en række af forbundets samarbejdspartnere samt ikke færre end 55 specialforbund. Her sørger en SafeQ-løsning for sikker printstyring, follow-me-print og en retfærdig fordeling af udgifterne. Forbundet har forlænget aftalen med Konica Minolta i fire år mere.
Print, kopi og scanning i store organisationer kan være en udfordring på flere niveauer. Dels er der printeradministrationen og fordelingen af udgifterne mellem afdelinger eller mellem de forskellige lejere i huset. Og dels er der sikkerheden i forhold til GDPR og opbevaringen af data samt risikoen for, at der kan ligge ’uafhentede print’ ved printerne, hvor der i værste fald kan stå fortrolige oplysninger.
SafeQ fra YSoft løser begge problemer med ét slag. SafeQ er en printløsning, der åbner for follow-me-print, sikker administration og en komplet kortlægning af, hvem der printer hvad – og derfor også, hvem der skal betale hvor meget.
Det fik Danmarks Idrætsforbund til at implementere en SafeQ-løsning for tre år siden, og de har været så tilfredse med den, at de netop har forlænget aftalen med fire år.
”Her i Idrættens Hus i Brøndby har vi 22 MFP-maskiner, der bliver brugt af os selv, vores samarbejdspartnere og de fleste af de 55 specialforbund, som bor til leje hos os,” fortæller økonomiassistent og IT-koordinator Per Langthaler fra Danmarks Idrætsforbund, der lejer lokaler ud til de mindre forbund. ”Som en del af lejen kan vores specialforbund få adgang til at printe i hele huset, og SafeQ har vist sig at være en god platform, der forener sikkerhed, styring og økonomi.”
SafeQ fungerer på den måde, at brugerens print først bliver frigivet og printet ud, når brugeren selv står ved printeren og logger på med en kode eller med sit adgangskort. Der er derfor 100 procent styr på, hvem der printer, og der ligger aldrig uafhentede print ved printeren med personfølsomme oplysninger frit fremme. Hvert forbund faktureres efter deres præcise forbrug, så ingen bliver forfordelt.
Per Langthaler: ”Vi har haft en SafeQ-aftale med Konica Minolta gennem tre år, og det har fungeret rigtig godt. Det er os i Danmarks Idrætsforbund, der står for at lease MFP-maskinerne, og så betaler brugerne for adgang til printerne via lejen og for deres forbrug efter antal print.
Det betyder, at de 22 maskiner kan stå frit fremme og være meget tilgængelige, for uvedkommende kan ikke printe på dem, og der kan ikke slippe følsomme oplysninger ud.”
IT-koordinatoren fra forbundet fortæller endvidere, at Konica Minolta leverer toner centralt til huset, og så kan det hentes og installeres af brugerne selv ved behov. Han er også glad for fleksibiliteten i løsningen.
”Brugerne bestemmer selv, hvad der er mest praktisk. De kan enten bruge en kode eller få deres print frigivet med det adgangskort, som de altid har på sig. Brugerne kan naturligvis også fortryde et job, de har sendt til print, så samlet set bliver der ikke printet mere end netop det, vi har brug for her i huset. SafeQ har derfor økonomisk også været et fornuftigt valg, så det er helt naturligt, at vi har forpligtet os til en ny periode på fire år,” slutter Per Langthaler fra Danmarks Idrætsforbund i Brøndby.
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings