Overgangen til det papirløse kontor har været en gradvis proces. Indtil 1970’erne var papirbaserede dokumenter dominerende i kontorarbejdet, men i midten af 1970’erne opstod tekstbehandlingssystemer, som gjorde det muligt for sekretærer og skribenter at redigere tekster elektronisk uden at skulle skrive hele sider om igen.
Denne udvikling kan have inspireret en artikel i Business Week den 30. juni 1975 med titlen “The Office of the Future”, der indeholdt en række forudsigelser om det papirløse kontor. Men hvad blev der egentlig af disse profetier?
Årene, der fulgte, var præget af teknologiske fremskridt, som gradvist bragte os tættere på visionen om det papirløse kontor.
De elektroniske regneark, der blev udviklet i 1979, automatiserede budgetberegninger og andre regnskabsopgaver. Herefter fulgte integrerede elektroniske kontorsystemer og siden internettets gennembrud i 1990’erne, som gjorde det muligt at dele information hurtigt og nemt.
I midten af 2000’erne medførte cloud-baseret lagring og løsninger en yderligere reduktion i afhængigheden af papir gennem brug af digitale filer og e-mails.
På trods af disse udviklinger er det papirløse kontor stadig ikke en universel realitet, og print fortsætter med at spille en betydelig rolle i forretningsdrift. Selvom digitale arbejdsgange i høj grad har reduceret papirforbruget, består afhængigheden af print stadig. Over 70 % af virksomhederne i Quocircas seneste undersøgelse angiver, at print er vigtigt for deres forretningsprocesser. Tal fra PWC i 2023 viste, at kontormedarbejdere i USA stadig bruger 10.000 ark papir om året. Tal fra Quocirca viser, at de vigtigste grunde til den fortsatte brug af papir i virksomheder er, at kunder fortsat sender papirdokumenter (36 %), lovkrav (30 %) og behovet for fysiske underskrifter (29 %). Ifølge IDC siger 43 % af virksomhederne også, at papirdokumenter stadig er essentielle for deres forretningsprocesser, efterfulgt af lovkrav, hvilket afspejler Quocircas resultater.
Hvordan printeradfærd varierer mellem generationer
Den fortsatte brug og afhængighed af print menes at være forbundet med forskelle i adfærd og pres mellem de forskellige generationer på arbejdspladsen. Hver generation bringer sine egne forventninger og behov med sig, når det gælder print. Det er derfor vigtigt at forstå disse for at sikre, at din virksomhed har den nødvendige infrastruktur på plads til at imødekomme disse krav og opretholde en inkluderende og fuldt funktionsdygtig arbejdsplads.
Centrale generationer på arbejdspladsen i dag inkluderer:
Babyboomere (født 1946–1964): Denne generation er vokset op med trykte materialer og trykt information, har brugt print og trykte oplysninger i lang tid og kan stadig være afhængige af traditionelle printmetoder, men tilpasser sig gradvist digitale alternativer. Selvom de måske har en tendens til at printe mere, vil mange på grund af deres alder gå på pension i løbet af det næste årti, og deres præferencer vil få mindre indflydelse på udviklingen mod det papirløse kontor, når de forlader arbejdsstyrken.
Generation X (født 1965–1980): De er også vokset op med at bruge print på kontoret og er vant til at anvende trykt information, men er mere tilbøjelige til at tage digitale arbejdsgange til sig, mens de stadig bruger print til visse opgaver. Interessant nok viste Quocircas rapport fra 2022, at 76 % af de ældre respondenter (født før 1977) mente, at print var vigtigt i 2022, sammenlignet med kun 51 %, der mente, at det stadig ville være vigtigt i 2025.
Millennials (født 1981–1996): Født, da den “digitale tidsalder” begyndte, og ofte beskrevet som “digitale indfødte”. Denne generation er vokset op med teknologi fra en tidlig alder. De foretrækker måske digitale dokumenter og informationsdeling og prioriterer fleksibilitet, men kan stadig bruge print til specifikke forretningsbehov. Den ovennævnte forskning fra Quocirca viser også, at blandt dem, der er født mellem 1978 og 1987, mente 76 %, at print var vigtigt i 2022, men det faldt til 62 %, der mente, at det ville være vigtigt i 2025.
Generation Z (født 1997–2012): Også født i den “digitale tidsalder” og muligvis endnu mere “digitale indfødte” end Millennials. De er digitale indfødte, der foretrækker digital dokumentation og mobile printløsninger.