Dansk-udviklet software skal reducere papirforbruget

Har du egentlig styr på, hvad der printes i din virksomhed? I de sidste mange år har både offentlige og private organisationer arbejdet med at reducere print- og papirforbruget. Både fordi alt skal digitaliseres, men også fordi vi skal bruge mindre papir af hensyn til klimaet.
 
Derfor har Konica Minolta og Nextagenda, der er eksperter i datadrevne løsninger, udviklet en ny AI-software til Konica Minoltas printere. Softwaren, Smart Workflow Services (SWS), skal hjælpe organisationer og virksomheder med at digitalisere deres manuelle processer og spare på virksomheders papirforbrug. Den intelligente software kan nemlig kategorisere alle dokumenter, så man ved, hvad der printes og dermed også, hvilke processer der potentielt kan digitaliseres for et mere effektivt arbejdsflow. 
 
“Lidt populært sagt, så er det at printe noget et udtryk for en proces, der potentielt kan digitaliseres. Men før man kan tage skridtet hen imod mere digitalisering, så skal man vide, hvad der skal digitaliseres. Det er det, Smart Workflow Services kan fortælle os,” fortæller Peter Kyvsgaard, der CTO i Nextagenda.
 
Mads Rørdam CEO i Nextagenda forklarer: ”Det banebrydende her er, at vi med meget stor præcision kan identificere indholdet og kategorisere dokumenter ud fra meget få samples. Det betyder, at vi hurtigt skaber indsigten og udover et kvalificeret udgangspunkt for digitalisering også kan identificere GDPR-udfordringer”.
 
Softwarens algoritme kan kategorisere en lang række forskellige dokumenter som fx præsentationer, e-mails og byggesager, men den kan også tilpasses den enkelte virksomheds specifikke kategorier. Og faktisk taler den alle sprog, fortæller Peter Kyvsgaard. For nok kan den aflæse noget af teksten, men det er på pixelniveau, at kategorisering sker. Derfor taler softwaren allerede nu alle sprog og er klar til at hjælpe virksomheder med at spare papir og blive mere grønne og ikke mindst digitale over hele verden.

Styr på persondata
De fleste virksomheder og organisationer har efterhånden fået godt styr på deres behandling af persondata og personfølsomme oplysninger, når det kommer til de digitale dokumenter, men selvsamme dokumenter kan være svære at spore, når de først er printet. Derfor kan SWS-softwaren bruges til at holde øje med, om der er printet dokumenter med persondata, så der hele tiden er styr på, hvor dokumenter befinder sig, og hvem der har ansvaret for dem.
 
“Softwaren lukker et potentielt sikkerhedshul, fordi algoritmen kategoriserer og giver overblik over de printede dokumenter med persondata,” forklarer Peter Kyvsgaard.
 
Kan det digitaliseres?
Når Smart Workflow Services har fået lov at gøre sit arbejde, leverer den en rapport over de forskellige dokumentkategorier, der er blevet printet. Herefter kan Konica Minolta komme med bud på, hvordan virksomhederne i højere grad kan digitalisere deres manuelle processer. Det kan være rådgivning om ansøgnings- eller bestillingsskemaer, der skal digitaliseres, eller dokumenter, der skal opbevares digitalt, men også hjælp til fx procesdokumenter, der printes og underskrives flere gange, som virksomheden mangler digitale løsninger til.
 
“Digital dokumenthåndtering er mere sikkert og mere effektivt - og så sparer man print, så vi ikke bruger så meget papir,” understreger Peter Kyvsgaard, der fortæller, at softwaren ligger på en selvstændig server, som gør det nemt at sætte op hos organisationer i alle størrelser.

Konica Minolta opkøbte Nextagenda, der bruger data til at skabe nye løsninger, tilbage i 2019. Købet af den danske virksomhed har været en naturlig del af Konica Minoltas strategiske fokus på at tilbyde datadrevne løsninger, der hjælper kunder med at blive mere digitale.