FORSYNINGSSELSKAB SAMLER KRÆFTERNE MED HYBRID CLOUDLØSNING

HILLERØD FORSYNING VÆLGER WORKPOINT 365 HYBRID CLOUDLØSNING I SAMARBEJDE MED KONICA MINOLTA

 
En kompleks organisation som Hillerød Forsyning benytter sig typisk af en lang række forskellige it- og administrationssystemer. Med sikring af renovation, varmeforsyning, vand og spildevand for tusinder af borgere er Hillerød Forsyning en del af regionens kritiske infrastruktur, og nu har selskabet konsolideret sin it-platform med valget af WorkPoint 365 leveret af Konica Minolta. WorkPoint 365 integrerer blandt andet HR, projektstyring, kontrakthåndtering og generel arkivering i en samlet cloudløsning for hele organisationen.

Projektstart med lang liste af krav

 
Udgangspunktet for Hillerød Forsyning var at få en enklere administration af selskabets it-platform og at udnytte fordelene ved at flytte systemet i cloud i stedet for on-premise-løsninger. Samtidig var det vigtigt, at den nye platform kunne gøre brug af værktøjer og funktionalitet fra Microsoft 365.
 
Da projektgruppen fik formuleret sine krav til det kommende system, blev listen lang. Dels fordi Hillerød Forsyning er en kompleks organisation, hvor der var mange it-løsninger i brug i de forskellige afdelinger. Dels fordi projektgruppen var opmærksom på behovet for nem implementering og et minimalt behov for brugertræning.
 
Samlet set lød kravene blandt andet:
 

• Cloudbaseret løsning i stedet for on-premise
• Ét system til alle opgaver og afdelinger
• Velkendt miljø baseret på Microsoft 365
• Compliance i forhold til sikkerhedskravene
• Fremtidssikret platform, der kan udvikles
• Høj grad af selvbetjening og brugerstyring
• Adgang for eksterne samarbejdspartnere

 
Efter den indledende dialog stod det klart, at en projekt- og sagsløsning fra Konica Minolta baseret på WorkPoint 365 kunne opfylde alle kravene, som Hillerød Forsyning stillede og dermed tilbyde et helt nyt niveau af agilitet.
 
”Man kan se WorkPoint 365 som en portefølje af standardløsninger, man lægger ’ned over’ Microsoft 365 og SharePoint. Ikke mindst SharePoint kan være en stor mundfuld at give sig i kast med, og derfor giver det god mening at udvikle standardløsninger til for eksempel HR, kontrakthåndtering og projektstyring, der holder sig til Microsoft-miljøet og sætter organisationens opgaver i system. Det er en it-konsolidering på en overskuelig og meget operationel måde,” forklarer Jacob Clausen, IT-Consultant hos Konica Minolta, som varetog opgaven med migrering og tilpasning.
 

Implementering på brugernes betingelser

 
Projektleder Vivian Løcke Østergaard fra Hillerød Forsyning har nogle meget konkrete anbefalinger til andre forsyningsselskaber og lignende organisationer, der overvejer en implementering af nye, mere agile systemer, der bliver drevet og opdateret i cloud.
 
”Kortlægningen og beskrivelsen af processerne i organisationen er vigtig. Hvis man har dem på plads – i stedet for kun at tage afsæt i praksis i den enkelte afdeling – så har man et godt afsæt,” forklarer projektlederen og fortsætter: ”Derudover er det en god idé med en realistisk udrulningsplan. Begynd med de overskuelige afdelinger, og høst nogle erfaringer. Vi begyndte for eksempel med HR og fortsatte med Projekt & Plan.”
 
Hos Hillerød Forsyning tog man det meget bogstaveligt med at finde et system, der kunne omfatte alle afdelinger og behov. Bortset fra driftsprogrammer og blandt andet økonomi bliver stort set alt andet lagt over i WorkPoint 365, og migreringen er efter planen færdig i 2021. Både udrulning og tilpasning foregår på brugernes betingelser, så de oplever ejerskab fra dag 1 på tværs af faggrupper og afdelinger.
 
”De har taget mange gode beslutninger undervejs hos Hillerød Forsyning, og jeg har været glad for at bidrage til migrering og implementering,” fortæller IT Consultant Jacob Clausen fra Konica Minolta. ”I en så omfattende proces er det afgørende, at kunde og it-partner er et velfungerende match. Det har i høj grad været tilfældet her, hvor vi har haft et tæt og godt samarbejde.”
 

Fremtid med mange udviklingsmuligheder

 
Hos Hillerød Forsyning kan man nu se afslutningen på processen, som i øvrigt har fulgt det forløb, Konica Minolta normalt arbejder efter med henholdsvis formøde og opstart, præsentation, opsætning og ibrugtagning af løsningen. Forsyningsselskabet har fået en platform, der giver fordele her og nu, men som også åbner for fremtidig udvikling.
 
”Den nye løsning giver allerede nu et bedre flow med adgang for alle til de nyeste versioner af dokumenter og skabeloner. Eksterne partnere kan få adgang til de dele af systemet, de skal bruge, og det hele foregår på en it-arkitektur med blandt andet et stifindersystem, som minder meget om det, brugerne kender og er trygge ved,” siger Vivian Løcke Østergaard fra Hillerød Forsyning og tilføjer:
 
”Vi har også fået mulighed for at indføre for eksempel digital signatur i organisationen, så vi ikke længere skal printe kontrakter ud, underskrive dem og derefter scanne dem ind og arkivere dem. Derudover ser vi på længere sigt frem til at arbejde med en større grad af automatisering af de forskellige workflows, som også vil være med til at gøre os til en endnu mere strømlinet organisation.”
 
Med WorkPoint-standardløsninger på en cloudplatform har Hillerød Forsyning gennemført en vellykket it-konsolidering. De kan nu bruge de interne it-ressourcer til den videre udvikling af løsningen, så den også fremover kan sikre et smidigt flow samt en god og sammenhængende brugeroplevelse for kollegerne.
 

UDFORDRING

 

• Mange it-systemer i afdelingerne
• Tidskrævende on-premise arkitektur
• Brugere hopper fra system til system
• Utilstrækkelig kortlægning af processer
• Svært ved at finde data, som ligger forskellige steder

LØSNING

 

• Cloudløsning baseret på WorkPoint 365
• Ét system til alle afdelinger og behov
• Digitaliseret flow i hele organisationen
• Tilpasning til brugernes ønsker og krav
• Kontrolleret udrulning for hver afdeling

 

FORDELE

 

• En mere ensartet måde at arbejde på
• Bedre overblik over data og processer
• Enklere administration af én, samlet løsning
• Tryg Microsoft-platform for alle brugerne
• Klar til fremtidig udvikling og optimering