Print fra skyen, ni grunde til at skifte

Spotify, Google Drive, LinkedIn og Instagram: Cloud computing er allerede en del af din hverdag. Og nu, accelereret af tvunget hjemmearbejde under Covid-19, har det også overtaget dit arbejdsliv.

Lige fra servere til økonomi forventer otte ud af ti virksomheder nu, at mere end halvdelen af deres IT-infrastruktur er cloud-baseret inden udgangen af 2021, og 43 % forventer, at hele deres IT-infrastruktur er cloud-baseret. Og hvorfor ikke? Det er hurtigt, sikkert, omkostningseffektivt og effektivt.

Men på trods af disse forventede fordele savner mange virksomheder stadig den afgørende sidste brik i cloud computing: cloudprint. Vi er her for at forklare, hvorfor det sker, og hvorfor det ikke bør ske for dig.
Lad os begynde med det grundlæggende: Hvad er cloudprint egentlig? Det er en løsning, der gør det muligt for alle medarbejdere at udskrive hvad som helst, hvor som helst og fra en hvilken som helst enhed (så længe de har internetforbindelse), uden at skulle bruge forskellige printerdrivere eller være forbundet til printservere, der er specifikke for forskellige printere. Den mest indlysende fordel er den generelle mobilitet. Cloudprint kan tilbyde fleksibel lokationsuafhængig udskrivning, samtidig med at IT-afdelingen slipper for at skulle håndtere en lang række printerdrivere og printservere. Grundlæggende giver det større frihed og mindre arbejde.

Alene dette er en god grund i sig selv, og nogle undersøgelser viser, at 39 % af virksomheder allerede har indført en platform for håndtering af cloudprint. Alligevel er der stadig nogle, der sakker bagud. Måske virker det for gammeldags at trykke i en digital tidsalder, og derfor glemmer man måske tanken om en særlig trykkeløsning, fordi den virker irrelevant. Eller måske virker det for kompliceret, for dyrt, eller for vanskeligt med logistiske forhindringer. Vi ved, hvor overbebyrdede de fleste IT-afdelinger er, og tanken om at starte endnu en forandring kan virke uoverskuelig.

Men vi ved også, at det er kontraintuitivt. For det første er det nemmere at starte en cloudprintløsning, end du måske tror, og for det andet vil gøre dit liv lettere, end du kan forestille dig. Her er ni grunde til at bevæge dig op skyen.
 

1. Print gør en forskel: Selvom det meste arbejde primært foregår på skærme, er trykte dokumenter ikke overflødige. Langt fra. Det kan være alt lige fra arbejde med juridiske dokumenter og regnskaber i fysisk form til små firmaer, der sender personlige, trykte meddelelser med hver ordre, regeringer, der sender vigtige dokumenter til borgerne, eller udskrivning af relevante data til deltagerne i et vigtigt møde. Der er uendeligt mange grunde til, at medarbejderne stadig bruger printere og trykkerier – og det er en god grund til, at du har det rigtige printsystem til at opfylde disse krav.                                     
2. Dem, der tager sig af trykning og udskrivning, gør en forskel: Teknologierne er i konstant forandring, og de tekniske medarbejdere forventes hele tiden at følge med. Det er meget i sig selv, men oven i dette er der bekymringer omkring datasikkerhed, øget efterspørgsel efter hjemmearbejde og løbende support til slutbrugerne. Der er ingen tvivl om, at IT-afdelingerne er overvældede, men cloudprint kan være en hjælp. En webbaseret administrationskonsol giver dig en oversigt over det lokale netværk. Det gør det straks nemmere at administrere opdateringer, når der er ændringer på platformen (f.eks. ændringer af en printers egenskaber eller opdatering og opgradering af servere, hver gang en sikkerhedspatch frigives).
3.  Og besparelser på trykning og udskrivning gør en forskel: Med en cloudbaseret printplatform er det ikke nødvendigt at investere i printservere og generel printerinfrastruktur. Det kan betyde store besparelser for en virksomhed. Og fordelene stopper ikke med den hurtigere og nemmere implementering. Med en abonnementsbaseret model kan cloudprint gøre det muligt for organisationer at få et bedre overblik over, hvor meget print der bruges, og dermed bedre styre ressourcerne samt mere præcist forudsige printudgifterne.
4. Cloudprint er sikker: Undersøgelser peger på, at 73 % af virksomheder er bekymrede for printrelaterede sikkerhedsbrud. Men hvis det gøres rigtigt, kan udskrivning fra skyen ikke være mere sikkert. Med den rigtige partner får du sikkerheden fra to datacentre: et hoveddatacenter og et backup-datacenter i tilfælde af en (forhåbentlig usandsynlig) katastrofe i dit hoveddatacenter.
5. … og lovlig: Med den rigtige cloudprintløsning ved du også, at datacentret er ISO 27001-certificeret. Det opfylder i sig selv en række høje krav i forbindelse med overholdelse af GDPR – og at du har end-to-end-kryptering af dine data (både data, der er i hvile og i bevægelse).
6. Du kommer til at vokse bedre: Ingen ved præcis, hvad fremtiden bringer for virksomheder. Det har Covid-19 helt sikkert mindet os om. Med cloudprintløsninger kan du justere dine printressourcer op eller ned, efterhånden som kravene ændrer sig, uden at du behøver at opgradere printserverne. På samme måde kan din kontrakt være fleksibel nok til at skifte synkront med dine skiftende behov. Har du brug for mere eller mindre lagerplads? Har du brug for nye brugerlicenser? Og så videre.
7. Du er altid opdateret: Udskrivning fra skyen betyder automatisk opdatering af software og servere, uden at IT-funktionen behøver at foretage sig noget. Det frigør ikke kun vigtig tid, men garanterer også ro i sindet, fordi du altid vil nyde godt af den nyeste teknologi uden risiko for menneskelige fejl.
8. Det er enklere, end du tror: Med en ægte cloudprintløsning kan virksomheder nyde godt af alle fordelene ved at skifte til skyen uden nogen af ulemperne. Når du tager dig tid til at finde den rigtige udbyder, kan din virksomhed tage springet uden tab af arbejdstid eller afbrydelser for dine medarbejdere. Det skyldes, at skyen ikke kræver installation af infrastruktur: Du installerer ganske enkelt software og ikke hardware – og derfor kan overgangen foregå glat, nemt og problemfrit.
9. Også for dine brugere: Selvom hovedindsatsen ved at skifte printsystem varetages af IT-funktionen, må vi ikke glemme slutbrugerne (selvom de ofte arbejder hjemmefra). I de fleste organisationer er der medarbejdere, der yder modstand mod tekniske forandringer, og en vellykket migrering vil afhænge af, at alle får succes. Ved at vælge den rigtige udbyder kan du håndtere en stor ændring af printopgaverne uden nogen reel ændring for de personer, der rent faktisk bruger printfunktionerne. Nu, hvor du kender de åbenlyse fordele ved udskrivning fra skyen, er det tid til at tage de næste skridt.