Print er ikke det område, der typisk fylder mest i strategiplanen.

IT-afdelinger har vigtigere ting på bordet: cybersikkerhed, compliance, AI, automatisering, cloud-migrering, support og forretningskritiske systemer.

Men print forsvinder ikke af den grund.

Mange organisationer har stadig brug for fysiske dokumenter i dagligdagen. Det kan være kontrakter, HR-dokumenter, finansielle bilag, logistikpapirer, sager til underskrift, dokumentation til kunder eller interne materialer, der stadig fungerer bedst på papir.

Problemet er sjældent selve printet, men alt administrationen rundt om: Printservere skal vedligeholdes. Printerdrivere skal administreres. Adgangsrettigheder skal sættes op. Nye printere skal konfigureres. Gamle opsætninger skal ryddes op. Brugere skal have hjælp, når de ikke kan printe. Og når infrastrukturen er forskellig på tværs af lokationer, bliver selv små ændringer hurtigt mere besværlige, end de burde være.

Det er ikke nødvendigvis svært. Men det er tidskrævende. Og det er sjældent den type arbejde, der flytter forretningen fremad.

For mange IT-afdelinger er printserveren derfor blevet en slags teknisk arv: Den står der, fordi den altid har stået der. Den bliver driftet, fordi den altid er blevet driftet. Og den bliver først rigtig synlig, når noget ikke virker.

Det gør printserveren til et oplagt sted at lede, hvis målet er at reducere kompleksitet i IT-miljøet.

I mange organisationer håndteres print stadig via lokale printservere, printerdrivere, særlige opsætninger og manuelle arbejdsgange. Det fungerer måske det meste af tiden.

Men når det ikke gør, er det IT-afdelingen, der bliver ringet til:

• En bruger kan ikke printe fra det sted, han / hun befinder sig.
• En ny medarbejder mangler adgang til den rigtige printer.
• En driver virker ikke efter en opdatering, og som resultat kan man f.eks. pludselig
• ikke hæfte.
• Ét kontor har én opsætning, en anden lokation har en anden.
• Et fortroligt dokument ligger i printerbakken, fordi brugeren aldrig fik hentet det.

Det er sjældent de store, dramatiske nedbrud. Det er snarere de små ting, der bliver ved med at dukke op. Igen og igen.

Og netop derfor er printserveren værd at stille spørgsmålstegn ved.

For hvis så mange andre IT-services allerede er flyttet til cloud, hvorfor bruger mange virksomheder så stadig tid på at drive print som en lokal infrastrukturopgave?

I det følgende ser vi nærmere på, hvorfor flere organisationer vælger at reducere eller helt afvikle deres lokale printinfrastruktur – og hvad det kan betyde for drift, sikkerhed, fleksibilitet og IT-afdelingens hverdag.

Når virksomheder taler om printomkostninger, handler samtalen ofte om printere, toner, serviceaftaler og antal udskrifter.

Men de skjulte omkostninger ligger ofte et andet sted:

Den tid, IT-afdelingen bruger

• I de små supportsager.
• I de manuelle opsætninger.
• I de lokale forskelle.
• I de opdateringer, der skal testes.
• I de printerdrivere, der ikke opfører sig ens.
• I de brugere, der skal have hjælp til noget, som egentlig
• bare burde virke.

Det er sjældent én stor regning. Det er mange små dryp.

En printserver kræver typisk løbende administration, sikkerhedsopdateringer, backup, overvågning og vedligeholdelse. Derudover kommer håndtering af printerkøer, rettigheder, drivere, brugere, lokationer og fejlretning.

Hvis virksomheden har flere kontorer, hjemmearbejdspladser, shared desk-miljøer eller mange forskellige enheder, bliver kompleksiteten større.

Og når IT-afdelingen i forvejen er presset, er spørgsmålet ikke kun: Hvad koster vores printmiljø?

Men også: Hvad kunne IT bruge tiden på i stedet?

For det er her, cloud print bliver interessant.

Ikke fordi print pludselig bliver strategisk.

Men fordi man kan fjerne en del af den infrastruktur, der gør print unødigt besværligt.

Mange beskriver fordelene ved cloud print med klassiske ord som “effektivitet”, “fleksibilitet” og “skalerbarhed”. Det bliver hurtigt abstrakt. Så lad os i stedet se på, hvad IT-afdelingen konkret kan opnå:

Mindre tid på drivere og lokale opsætninger

Printerdrivere er ikke ligefrem et strategisk fokusområde.

Alligevel kan de fylde overraskende meget.

Særligt når der kommer nye PC’er, nye brugere, nye printere, nye lokationer eller ændringer i operativsystemer og sikkerhedspolitikker.

Cloud print kan reducere afhængigheden af lokale drivere og gøre det lettere at administrere print på tværs af brugere og lokationer.

Det betyder færre småsager og mindre manuel vedligeholdelse.

Færre printservere at holde i live

Lokale printservere skal patches, overvåges, sikres, dokumenteres og opgraderes.

De skal også tænkes ind i backup, disaster recovery, netværk og adgangsstyring.

Hvis printserveren ikke længere er nødvendig, kan man fjerne en komponent fra infrastrukturen. Det er ikke altid den største komponent. Men det er én mindre ting, der kan gå galt. Og én mindre ting, IT skal bruge tid på.

Færre dokumenter i printerbakken

Sikker print handler ikke kun om teknologi. Det handler også om almindelig hverdagssikkerhed. Når brugere sender dokumenter direkte til en printer, kan følsomme oplysninger ende med at ligge frit tilgængeligt.

Med follow-me print og brugerautentificering frigives dokumentet først, når brugeren står ved enheden. Det er en lavpraktisk, men vigtig forbedring. Særligt i organisationer, der arbejder med persondata, kontrakter, HR-dokumenter, finansielle oplysninger eller kundedata.

Nemmere support på tværs af lokationer

Når printmiljøet administreres centralt, bliver det lettere at skabe ensartede arbejdsgange.

Det er især relevant for organisationer med flere kontorer, filialer, butikker, afdelinger eller geografisk spredte teams.

I stedet for at hver lokation har sin egen printlogik, kan man arbejde med en mere samlet model.

Det gør både support og administration mere overskuelig.

Bedre overblik over forbrug og omkostninger

Printomkostninger kan være svære at gennemskue, hvis de er spredt på hardware, servere, licenser, drift, support og lokationsspecifikke løsninger.

Cloud-baserede printløsninger kan give bedre overblik over brug, enheder, brugere og omkostninger.

Det gør det lettere at styre forbruget og tilpasse løsningen, hvis organisationens behov ændrer sig.

Flere organisationer har allerede flyttet printmiljøet i en mere cloud-baseret retning. Her er et par eksempler:

Randstad Germany arbejdede med fleksible arbejdsformer og havde behov for, at medarbejdere kunne printe sikkert på tværs af lokationer.

Med en cloud print-løsning kunne medarbejderne sende printjob til skyen, identificere sig ved en printer og hente dokumentet dér.

Randstad fremhævede blandt andet, at de ikke længere skulle drive deres egen printinfrastruktur, og at løsningen understøttede mobile arbejdsformer.

Inter Cars Hellas valgte en cloud-baseret print management-løsning for at forenkle printdriften, reducere behovet for lokal infrastruktur og få bedre central kontrol med adgang, sikkerhed, omkostninger og rapportering.

Fælles for eksemplerne er, at print blev gjort lettere at håndtere:

• Mindre infrastruktur.
• Mindre administration.
• Mere kontrol.
• Og en mere fleksibel brugeroplevelse.

Vil du vide, om din printserver stadig er nødvendig?

Konica Minolta hjælper virksomheder med at vurdere, om deres nuværende printinfrastruktur kan forenkles, sikres og moderniseres med cloud print.

Kontakt os for en uforpligtende dialog om jeres printmiljø – og få et konkret bud på, hvor der kan være tid, drift og kompleksitet at spare.