Sådan vælger du den rigtige kopimaskine til kontoret
I dag bruges begrebet “kopimaskine” ofte om moderne printere, som både kan printe, scanne og kopiere (multifunktionsprintere). I denne guide bruger vi derfor begreberne lidt i flæng – men taler reelt om den samme type løsning.
At vælge den rigtige printer til kontoret handler ikke om at finde den største eller nyeste model – men om at finde en løsning, der passer til jeres hverdag.
Mange virksomheder oplever, at det kan være svært at gennemskue, hvad der reelt er vigtigt, og hvad der blot er “nice to have”. På denne side guider vi jer gennem de vigtigste overvejelser, så I kan træffe et valg, der holder – både nu og på sigt.
Start med jeres behov – ikke med maskinen
Det mest almindelige fejltrin er at starte med specifikationer.
Et bedre udgangspunkt er at spørge:
- Hvor mange bruger printeren dagligt?
- Hvor meget printer I – og i hvilke perioder?
- Printer I mest A4, eller er A3 vigtigt?
- Har I brug for scanning, hæftning eller fold?
- Er der særlige krav til datasikkerhed?
Svarene på disse spørgsmål afgør hvilken type printer, der giver mening.
Printvolumen og brugsmønster
En printer skal passe til jeres faktiske brug.
- Lavt til moderat forbrug:
- Mellem til højt forbrug:
- Sæsonudsving:
Det er ikke unormalt, at virksomheder vælger en maskine, der enten er over‑ eller underdimensioneret – og begge dele kan blive dyrt i længden.
A4 eller A3 – hvad har I reelt brug for?
Mange kontorer printer primært A4, men har alligevel behov for A3 indimellem.
Overvej:
- Printer I rapporter, tegninger, plakater eller brochurer?
- Er A3 en daglig nødvendighed – eller en sjælden?
- Kan A3‑behovet dækkes centralt i stedet for lokalt?
Det rigtige valg handler om fleksibilitet – ikke nødvendigvis maksimal kapacitet.
Funktioner: hvad er vigtigt i hverdagen?
Moderne printere kan meget – men I behøver ikke alt.
Typiske funktioner, der giver værdi:
- Print, kopi og scanning samlet i én løsning
- Scan til mail eller fælles mapper
- Sikker print (fx pinkode eller kort)
- Mulighed for hæftning eller fold
Jo mere komplekse jeres arbejdsgange er, desto vigtigere bliver det, at funktionerne er intuitive og nemme at bruge.
Datasikkerhed og IT‑krav
Printere er i dag en del af IT‑infrastrukturen.
Derfor bør I overveje:
- Hvordan beskyttes data på printeren?
- Hvem har adgang til hvad?
- Skal printeren integreres med eksisterende systemer?
For mange organisationer er dette et stadigt vigtigere parameter i valget af printer.
Køb, leasing eller udskiftning?
Valget af printer hænger ofte sammen med økonomi og aftaleform.
Nogle vælger:
- at købe og eje udstyret
- at lease for fleksibilitet
- at udskifte en eksisterende løsning
Læs også: Hvad koster en printer til erhverv? | Leasing eller køb af printer?
Vil du vide mere?
- Sådan vælger du den rigtige kopimaskine til kontoret
- Printer med A3, hæftning og fold – hvad skal du vælge?
- Printer til skole eller institution – hvad er vigtigt?
- Printer med follow-me og sikker print – en guide
- Pris pr. kopi: sådan undgår du skjulte omkostninger
- Ny printer der matcher din eksisterende løsning fra vores konkurrent
- Printløsninger til små virksomheder – hvad har du brug for?
Få hjælp til at vælge rigtigt
Det er helt normalt at være i tvivl.
En kort dialog kan ofte:
- afklare jeres reelle behov
- pege på 1–2 relevante løsninger
- forhindre et forkert valg
Det vigtigste er ikke at vælge hurtigt – men at vælge rigtigt.