Hvad kendertegner den digitale arbejdsplads i 2021?

For mange virksomheder betød værktøjer, der muliggjorde fjernarbejde, at de kunne overleve. Det resulterede i en stigning i efterspørgslen efter digitale arbejdspladsløsninger. Vi var vidne til et gennembrud for digitaliseringen, selv hos de virksomheder, der tidligere havde været tøvende med at implementere digitale processer eller ikke havde prioriteret dem særlig højt.

Ifølge den nyligt udgivne rapport 'State of the Digital Workplace Report' fra SMG forlyder det, at "efter tre år med forholdsvis statiske tal, beretter et klart flertal af organisationer (56 %) for første gang, at den digitale arbejdsplads var en 'ekstremt' eller 'meget' vigtig prioritet, en stigning fra 48 % i 2019''.[1]

Men hvordan vil 2021 forme sig efter dette ekstraordinære år i forhold til digitaliseringskrav og -udvikling? Konica Minoltas eksperter Olaf Lorenz, Yoann Fortini, Shintaro Inoue og Jaromir Sponar kommer med deres bud på 2021. De forventer, at hvor 2020 var kendetegnet ved en søgning efter løsninger, så bliver 2021 året, hvor der bliver fulgt op på disse strategiske tilgange til den ny virkelighed på arbejdspladsen post-corona. Disse strategier er karakteriseret ved følgende imperativer: Skab vækst, reparer eller udskift og beskyt".

Dette er vigtigt, eftersom 2021 byder på både nye udfordringer samt muligheder for organisationer verden over.

"Til trods for alle de udfordringer og problemer organisationerne stod overfor i 2020, var der dog lyspunkter: Set ud fra et digitalt perspektiv har vi aldrig været så parate, som vi er i dag, til at håndtere indvirkningerne af en sådan pandemi på arbejdspladsen. For blot ti år siden ville de fleste af de virksomheder, der har haft mulighed for at lade deres medarbejdere arbejde hjemmefra, ikke have været i stand til dette. Den økonomiske nedtur ville have været endnu værre. Kort fortalt: Mange virksomheder ville ikke have været i stand til at overleve – men i dag var det heldigvis muligt."

Olaf Lorenz, Senior General Manager Digital Transformation Division, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH

Ikke overraskende oplevede udbyderen af digitale arbejdspladsløsninger Konica Minolta en stor efterspørgsel efter løsninger til særligt fjernarbejde og fjernsamarbejde. "Inden for få uger var IT-afdelinger verden over ansvarlige for at transformere infrastrukturen på arbejdspladsen fuldstændigt. Selvom en stor del allerede havde mulighed for at lade nogle af deres medarbejdere arbejde hjemmefra, var så godt som ingen forberedt på et scenarie, hvor alle skulle arbejde hjemmefra", tilføjer Yoann Fortini, IT Services Go-To-Market Senior Manager hos Konica Minolta Business Solutions Europe: "Det er imponerende at se, hvad de har kunnet opnå med så kort varsel. I de fleste tilfælde blev dette hjulpet på vej af eksisterende digitaliseringsstrategier og -løsninger udarbejdet gennem de seneste år. Alligevel var det primære fokus at sikre, at alle kunne arbejde.

Tiden var ikke inde til sofistikerede strategiske tilgange under pandemien. 2020 var karakteriseret ved hurtige reaktioner ad hoc. Det er nødt til at blive ændret i 2021. Vi er nødt til at vende tilbage til dedikerede strategiske digitaliseringstilgange med henblik på langsigtede ændringer. I utvetydige vendinger: Arbejdsmetoder fra før corona hører fortiden til. I dag kan vi nu se det potentiale, som digitalisering har for organisationerne og deres medarbejdere."
 
1. tendens: Det hybride kontor bliver den nye arbejdsplads
2020 førte til et uigenkaldeligt og fundamentalt skift i betydningen af  arbejdspladsen: Termen 'arbejdsplads' er ikke længere forbundet med en bestemt geografisk placering, hvilket i nogen tid har været udråbt til at være en konsekvens af digitale arbejdsmetoder. Nu er det som følge af pandemien blevet en realitet langt hurtigere end forventet.

I de fleste tilfælde har organisationerne været nødt til at gå på kompromis for at holde workflowene kørende og f.eks. tillade BYOD-strategier (Bring Your Own Device), som de tidligere afviste". Olaf Lorenz udtaler: "I 2021 træder vi ind i en ny æra for det hybride kontor. Denne hybride arbejdsplads skal kunne give medarbejderne ukomplicerede og effektive workflows – uanset om de arbejder fra kontoret eller et hvilket som helst andet sted."

Brancheeksperter fra IDC forventer, at "inden 2023 vil 75 % af alle G2000-virksomhederne kunne levere teknisk ligestilling til en medarbejderstab, der er hybrid som standard og ikke som følge af omstændighederne, så de kan arbejde sammen hver for sig og i realtid". [2] Denne udvikling er dog langt fra forbeholdt de store virksomheder.

IDC forventer også, at allerede i 2021 vil "mindst 70 % af alle digitalt aktiverede små og mellemstore virksomheder arbejde efter en hybrid model, hvor fjernarbejde i stigende grad er normen."[3] Behovet for fysisk kontorplads internt i organisationerne vil derfor blive reduceret, og som følge heraf vil virksomhedernes fodaftryk rent arealmæssigt blive mindre. Det ændrer også kravene til IT. 

"IT vil ikke længere bestå af et centralt internt netværk med mulighed for ekstern adgang. Dens rolle vil undergå en transformation: Det handler om at administrere et decentraliseret netværk af enheder: Disse enheder er intelligent forbundne og kommunikerer med hinanden fra en række interne adgangspunkter. Vi har udviklet vores portefølje Intelligent Connected Workplace for at tage hånd om vores kunders behov for hjælp til overgangen til det hybride kontor."

Yoann Fortini, IT Services Go-To-Market Senior Manager, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH
Konica Minoltas Workplace Hub er et godt eksempel på en sådan løsning. Den kombinerer alt det, en organisation har brug for – fra løsninger til sikkert og effektivt fjernarbejde og -samarbejde til digitale workflowløsninger.

Nu hvor medarbejderne i stadig stigende grad ikke er afhængige af en fysisk placering, skal infrastrukturen for udskrivning også håndteres anderledes. Cloudløsninger til udskrivning, f.eks. dem der tilbydes af Konica Minolta, giver brugerne fleksibilitet til placeringsuafhængig udskrivning, mens IT-afdelingen slipper for byrden med den øget kompleksitet disse mange forskellige placeringer medfører, samtidig med at det højeste sikkerhedsniveau opretholdes, hvilket er bydende nødvendigt på det hybride kontor.
 
2. tendens: Tilpasning af sikkerhed, beskyttelse og overholdelse af angivne standarder til det hybride kontor
Transformationen mod hybride kontorer skal være ledsaget af en ny holistisk tilgang til sikkerhed for at undgå negative konsekvenser.

"Parametrene for beskyttelse af ens virksomhed har virkelig ændret sig i 2020 – det har nødvendiggjort et eftersyn af sikkerhedsstrategien for mange virksomheder", siger Yoann Fortini. Han forventer, at man vil se flere informationsstyringssystemer, der er sikre og overholder angivne standarder, løsninger til sikkerheden i det lokale miljø samt administrerede sikkerhedsløsninger og katastrofeberedskabstjenester. Dette involverer først og fremmest IT, eftersom cyberkriminaliteten hurtigt har tilpasset sig den nye arbejdsvirkelighed.

I 2020 var vi vidne til en markant stigning i mængden af ransomware og forsøg på datatyveri, hvor man forsøgte at udnytte usikre arbejdsprocesser på hjemmekontoret[4]. "Vi er desværre nødt til at forvente en yderligere professionalisering af disse angreb i 2021, der strategisk går efter de 'svage led', som en uforberedt IT-afdeling kan have", udtaler Yoann Fortini. Konica Minolta har, for at give sine kunder løsninger til at modvirke disse trusler, gjort sikkerhed til et integreret element i alle sine Intelligent Connected Workplace-tilbud.

"Vi har designet vores løsninger til den digitale arbejdsplads, så sikkerheden er 'indbygget' – uanset om der er tale om infrastruktur, cloudtjenester, informationsstyring, administrerede printtjenester for blot at nævne nogle få", forklarer han. Samtidig er overholdelsen af angivne standarder sikret, når data lagres, håndteres og behandles, uafhængigt af brugerens adgangspunkt.

Dette skift mod hybride kontorer har også indvirkning på sikkerheden på de fysiske arbejdspladser: Når der er færre medarbejdere på kontoret lokalt som følge af det stigende antal hjemmearbejdspladser i beboelsesområder, kan vi stå over for flere forsøg på indbrud i kommercielle bygninger.

"Intelligent perimeterbeskyttelse bliver vigtigere. Vores intelligente MOBOTIX-videoløsninger hjælper med at tage hånd om disse problemer. Der er også løsninger til beskyttelse af medarbejdernes helbred: Vi kan for eksempel tilbyde løsninger til måling af kropstemperatur på de besøgende, der kommer ind i lokaler."

Shintaro Inoue, Senior Manager Video Solution Service, Konica Minolta Business Solutions Europe
 
3. tendens: At skulle arbejde med et begrænset budget i forbindelse med implementeringen af store ændringer
Mange virksomheder på tværs af forskellige brancher vil opleve en stram økonomi som følge af forstyrrelserne i deres forsyningskæder og markeder i 2020. Ifølge SMG "er budgetstramninger blevet en udfordring for et større antal organisationer, og 41 % af respondenterne svarede bekræftende hertil i tredje kvartal. "[5]

Dette lægger begrænsninger på deres budget selv for aktiviteter med høj prioritet som f.eks. digitalisering, hvorfor budgettet skal udnyttes så effektivt som muligt. "Omkostningsintensive kapitaludgifter, f.eks. i forbindelse med det lokale miljø, vil bane vejen for fleksible og skalerbare hybrid- og cloudbaserede løsninger, så virksomhederne betaler for det, de bruger, frem for hvad de ejer", udtaler Yoann Fortini. "Dette er også en tendens, der har været undervejs i de senere år, men som nu har taget fart som følge af pandemien."

Konica Minoltas portefølje giver kunderne et bredt udvalg af XaaS-tilbud, der er baseret på månedlige abonnementsgebyrer – fra programovervågning og backupstyring til udskrivning som en tjeneste. Samtidig sikrer dette, at deres IT altid er opdateret og overholder de seneste sikkerhedsstandarder. "I usikre tider er dette en ægte game changer for vores kunder: De er ikke belastet af høje faste omkostninger. Deres omkostninger kan snarere skaleres op og ned sammen med deres forretning, hvilket giver dem den fleksibilitet, de har brug for", siger Yoann Fortini. "Herudover skal vi huske på – upåvirket af den aktuelle pandemi – at vores kunder oplevede en mangel på kvalificeret arbejdskraft til IT-afdelingen. Outsourcing kan hjælpe med at løse dette problem, samtidig med at udgifterne begrænses."
 
4. tendens: En stigende grad af procesautomatisering og datadrevet beslutningstagning
De begrænsede budgetter betyder, at både store og små organisationer vil stå overfor endnu en udfordring i 2021 i forhold til kvalificeret arbejdskraft.

"Organisationerne er faktisk nødt til at bruge deres mest værdifulde ressource bedst muligt – deres medarbejdere. Besværlige gentagne manuelle opgaver er helt sikkert ikke i høj kurs", siger Jaromir Sponar, ITS Business Development Manager, Microsoft MVP hos Konica Minolta IT Solutions Czech. "Manuelle processer med besværlige opgaver, hvor man gør brug af små dele, fører til fejl og frustrerede medarbejdere. Udskiftning af disse opgaver med Robotic Process Automation (RPA) betyder, at gentagne opgaver overtages af procesrobotter – der laver færre fejl. Medarbejderne kan derfor udføre mere sofistikerede opgaver, og vi kan øge deres tilfredshed", udtaler Sponar.

Den samme positive effekt kan opnås gennem intelligente videoløsninger i produktionsvirksomheder, siger Shintaro Inoue: Vores intelligente MOBOTIX-videoløsninger optager og analyserer ydeevnen for maskinerne i produktionen. Kvalificerede medarbejdere kan bruge disse data og finde frem til årsagerne til lav produktivitet og optimere produktionsworkflowene.

Løsninger til databaseret beslutningstagning som f.eks. dem, der er baseret på Microsoft Power BI og implementeret af Konica Minolta, vil tage dette et skridt videre og hjælpe vidensarbejdere med at træffe bedre beslutninger.

"På markeder, der i stigende grad er karakteriseret af omskiftelighed og kompleksitet, kan hurtig og faktabaseret beslutningstagning være det, der afgør, om en virksomhed får succes eller ej. På samme måde som pandemien i 2020 har skabt et gennembrud for digitale arbejdspladser, vil det omskiftelige forretningsmiljø i 2021 og længere ude i fremtiden skabe efterspørgsel efter sådanne beslutningstagningsløsninger."

Jaromir Sponar, ITS Business Development Manager, Microsoft MVP, Konica Minolta IT Solutions Czech a.s.
 
5. tendens: Digitale arbejdspladser – et springbræt til en mere bæredygtig vækst?
"Den digitale transformation giver os mulighed for at gentænke, hvad der er nødvendigt, især i forbindelse med mobilitetsrelaterede udledninger", siger Olaf Lorenz. "Det omfatter både daglig pendling samt forretningsrejser. Samarbejdsværktøjer muliggør kommunikation og networking på tværs af forskellige lokationer – og er samtidig et godt valg, hvis man vil undgå CO2-udledninger som følge af forretningsrejser. Vores samarbejdsværktøjer som f.eks. Workplace Go kan på den måde hjælpe organisationerne med effektivt at forbedre deres CO2-aftryk."

Ifølge Olaf Lorenz afhænger en organisations fremtidig evne til at vækste af dens evne til at navigere i skiftet til en økonomi med lavt kulstofindhold og ren teknologi. Her kan en højere grad af digital modenhed hjælpe organisationerne med at opnå disse mål: "Digital informationsstyring hjælper selvfølgelig med at reducere den mængde papir, der bruges – og mindsker derfor den mængde naturressourcer, der er brug for."

Han siger også: "Vi er dog også nødt til at tage med i vores overvejelser, at digitale processer også bruger energi – og her er effektivitetsgevinster og vedvarende energikilder løsningen – og de vil spille en endnu større rolle i de kommende år. Bæredygtighed er derfor i fokus i digitaliseringsstrategierne i 2021 og længere ude i fremtiden."
 
Skab vækst, udskift eller reparer og beskyt som en strategisk retningslinje for 2021
Selvom 2020 utvivlsomt har været et ekstraordinært intenst år for alle organisationer, byder 2021 også på rigeligt med udfordringer. "På baggrund af alt det, virksomhederne har opnået i de seneste travle måneder, kan man i 2021 forvente en grundig gennemgang af virksomhedernes digitale landskab. Vi forventer, at man fortsætter med de transformationsaktiviteter, der allerede er igangsat.

Virksomhederne er dog også nødt til at tage stilling til de løsninger, der hurtigt er blevet implementeret i kølvandet af pandemien. De vil forsøge at reparere eller udskifte dem, hvis det er nødvendigt, for at forbedre effektiviteten, men også – og mindst lige så vigtigt – for at forbedre sikkerheden og overholdelsen af standarder", konkluderer Olaf Lorenz.
 
[1] SMG: ''Reworked State of the Digital Workplace Report 2020'', Q3 2020: https://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.htmlhttps://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.html
[2] IDC: ''FutureScape: Worldwide IT Industry 2021 Predictions'', IDC # 46942020, October 2020: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US46942020
[3] IDC: ''FutureScape: Worldwide Small and Medium-Sized Business 2021 Predictions'', IDC #US45927020, October 2020: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US45927020
[4] Barracuda, Threat Spotlight: Coronavirus-Related Phishing, 2020, https://blog.barracuda.com/2020/03/26/threat-spotlight-coronavirus-related-phishing/
[5] SMG: ''Reworked State of the Digital Workplace Report 2020'', Q3 2020: https://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.htmlhttps://www2.reworked.co/cw-cp-state-of-dw-2020.html